Online Bewerbung für Auswahlverfahren und Förderanträge

Auswahl- und Bewerbungsprozesse verursachen temporär große Arbeitsbelastung. Häufig müssen die Angaben aus den Bewerbungsbögen fehleranfällig manuell in Computerprogramme übertragen werden. Anschließend werden große Mengen an Papier mit hohen Portokosten versandt. 

Das folgende Video gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen:

Digitalisierung des Bewerbungsprozesses

Durch die seto social Online-Bewerbung kann der gesamte Bewerbungsprozess digitalisiert werden. Es ist sowohl als Einzellösung als auch integriert verfügbar. Ihre Bewerber bzw. Antragsteller registrieren sich auf Ihrer Website zunächst online. Dabei erhalten sie ein Passwort. Damit können sie einen nur teilweise ausgefüllten Bewerbungsbogen später vervollständigen oder fehlende Dokumente nachliefern. Außerdem kann jeder Bewerber den aktuellen Stand des Prozesses in seinem Online-Konto einsehen. Damit reduzieren Sie die Anzahl der telefonischen Nachfragen.

Prüfung der Anträge schon bei der Eingabe

Bei der Eingabe weist das System den Bewerber automatisch auf fehlende Angaben hin. Zusatzdokumente können per Upload oder über den Postweg eingereicht werden. Zu frei definierbaren Zeitpunkten werden die Bewerber per E-Mail automatisch an die Abgabe fehlender Dokumente erinnert. Falls es einigen Bewerbern nicht möglich ist, sich über das Internet zu registrieren, können Ihre Mitarbeiter in diesen Fällen die Bewerbungen auch manuell eingeben.

Formular

Datenbank mit allen eingegangenen Bewerbungen

Alle von den Antragstellern eingegebenen Daten werden in einer Datenbank gespeichert und sind mit sämtlichen dazu gehörigen Dokumenten verknüpft. Auf diese Weise können Bewerber von allen Entscheidern ortsunabhängig bewertet werden. Alternativ drucken Sie die Bewerbungsinformationen aus und legen sie den Juroren zur Prüfung vor.

Das System wird dem Ablauf Ihres Bewerbungsprozesses so angepasst, dass sämtliche Termine, Bewerbungsphasen, Berechtigungsstrukturen und Prozesse exakt abgebildet sind. Wir erarbeiten mit Ihnen zusammen dabei die wichtigen Faktoren.

Bewerbungsdatenbank

 

Umfangreiche Statistikfunktionen

Im Steuerungsmodul erhalten Sie immer einen aktuellen Überblick über den Stand des gesamten Bewerbungsprozesses. Einige Beispiele für mögliche Abfragen und Auswertungen:
  • Wie viele Bewerbungen befinden sich in welcher Phase?
  • Welche Bewertungen wurden von Seiten des Auswahlgremiums bereits abgegeben?
  • Wie hoch ist die bereits bewilligte Gesamtfördersumme?
  • Aus welchen Gründen wurden die Bewerbungen abgelehnt?
  • Wie viele Bewerbungen konnten trotz Eignung nicht aufgenommen werden?

Zudem ist es möglich, Abfragen nach beliebigen Angaben innerhalb des Bewerbungsbogens zu machen. Die Ergebnisse werden online angezeigt oder zu Excel exportiert. Wenn Sie Jahresberichte über Ihre Förderaktivitäten erstellen, kann die Datenerhebung und Präsentation weitgehend vom Statistikmodul übernommen werden.

Statistik

Serienbriefe mit zwei Klicks

Auf Wunsch erstellt das System für Sie Serienbriefe mit den Daten der Bewerbung, zum Beispiel Anschreiben für Zu- und Absagen oder Verträge. Das ist sowohl für einzelne Bewerbungen als auch für ausgewählte Gruppen möglich.

Natürlich können die Daten der erfolgreichen Bewerber als Mitglieder in das seto social System übernommen werden.

 
 
 

Auf einen Blick

  • Temporäre Belastungsspitzen bei großen Bewerberzahlen abfangen
  • Keine langwierige und fehleranfällige Übertragung der Bewerbungsbögen
  • Weniger telefonische Nachfragen durch Bewerber
  • Reduktion fehlender Angaben
  • Alle Dokumente mit höchster Datensicherheit an einem Ort durch Bewerberdatenbank
  • Jederzeit Überblick über den Stand des Bewerbungsprozesses
  • Jederzeit statistische Übersichten zu den Bewerbungen erstellen
  • Serienbrieffunktion für Absagen, Zusagen oder andere Dokumente
  • Reduktion von Porto und Papieraufkommen
  • Übernahme von angenommenen Bewerbern in das Verwaltungs- und Community-System